英語での電話の応対方法

2017年4月24日2017年12月12日

電話がかかってきた時、相手の人が英語を話す人だった場合、どんな言葉遣いで応対すればいいのでしょうか？

英語で電話対応 // Answering the phone in English〔# 048〕

Contents

取り次ぐ相手がいる場合

もしあなたが英語をそんなに上手に話せなかったとしても、とりあえずこれだけ話すことが出来れば電話の取り次ぎをすることは可能です。

Hello. xxxxx (company name). How may I help you?
What can I do for you?: こんにちは。xxxxxです。どのようなご用件でしょうか？
Hello. Is Mr.Smith in General Affairs Division there?: こんにちは。総務部のスミスさんはいますか？
May I ask who’s calling?: お名前をお伺いしてもよろしいですか？
This is Choo from SMOOCHOO Corporation.: SMOOCHOOのChooです。
Hello, Choo. I’ll transfer your call (so) please hold.: こんにちはChooさん。お繋ぎしますのでそのままお待ち下さい。
Okay.: 分かりました。
There is a call for you.
You have a call.
Choo is calling for you.: Chooさんからお電話です。
Hi. This is Smith speaking.: （電話を繋いでスミスさんが話しだす）お電話代わりました、スミスです。

これはとてもスマートな応対方法です。また、この応対ならスミスさんが不在であったとしても英語を話すことができる人にバトンタッチすることも可能です。

でももし、スミスさんも不在で、英語を話すことが出来る人すら不在だったら、最後まで自分で全て応対する必要があります。どうすればいいのでしょうか？

Hi. This is Smoo Choo from SMOOCHOO Corporation. Can I talk to Mr.Smith in General Affairs Division, please?: SMOOCHOOのSmoo Chooと申します。総務部のスミスさんに繋いで頂けますか？
I’ll transfer your call (so) please hold.: お繋ぎ致します（ので）そのままお待ち下さい。
Okay.: はい。
The person in charge is not here. Can he call you back?: 担当者がおりません。彼から折り返し連絡させましょうか？
Okay.: お願いします。
Can I have your name and number, please?: お名前と電話番号を伺ってよろしいですか？
My name is Smoo Choo. And the number is xxx-xxx-xxxx: Smoo Choo。番号はxxx-xxx-xxxxです。
Can you say that again?: もう一度お願いしてもよろしいですか？
Okay, the number is xxx-xxx-xxxx: xxx-xxx-xxxxです。
Okay, thank you. I’ll make sure he gets your message.: はい、ありがとうございます。伝言を申し伝えておきます。
Thank you, Good day.: お願いします。では失礼します。
Thank you. Have a good day.: 失礼します。

The person in charge

担当者

chargeには対象物や目的に何かを積む、負荷を掛ける、負わせるみたいな意味があります。

Let me call you back.

折り返し連絡させて下さい。

I’ll check my schedule and call you back.

予定を確認してから折り返しお電話いたします。

Just a moment, please. Allow me to get your name.

すみません、お名前を頂いてもよろしいですか？

例えば相手が名乗らないまま話してくる場合、まず相手の会話をJust a moment,で遮り、その後、Allow me to get your nameと言って名前を聞く。

I’m sorry, but you are breaking up. I didn’t catch that. Please repeat.

申し訳ありませんが、音が途切れ途切れです。聞き取れませんでした。もう一度お願いします。

I can’t hear you.

聞こえません。

上記のbe breaking upとは違い、単に聞こえないと言っているだけ。電波や回線の接続が悪いのか、或いは単に声が小さいのか、マイクが遠いのか、やや曖昧な表現となる。

Excuse me, but I couldn’t follow. Please repeat much more slowly.

すみませんが、お話についていけませんでした。もっともっとゆっくり繰り返して下さい。

例えば次の文のように、私はあなたより速いと言いたい時。比較しているのは私の速さとあなたの速さの差分です。この差分を表すときにはmuchを使う。

日本での電話応対に比べると、上記の英語での会話はとてもフランクでラフに聞こえます。これって大丈夫なの？

具体的には、例えば下のような文です。CanをCouldやWouldに置き換えて、より丁寧な口調の方が無難なのでは？ということについてです。

Can he call you back?: Could he call you back?
Can I have your name and number, please?: Could I have your name and number, please?
Can you say that again?: Could you say that again?

もちろん丁寧であるに越したことはありませんが、普段外部から掛かってくるような電話ではそこまで気にする必要はありません。例えばCEOだとか重役みたいに特殊な人の場合にはCouldを使うべきです。

afterとinの使い分けには注意が必要です。

例えば30分後は日本語の感覚だとついafter 30 minutesと言いたくなりますが、この場合はinを使います。

Can you call back in 30 minutes, please?: 30分後に掛けなおして頂けますか？
Can you call back after 1 o’clock?
Can you call back after 13 o’clock?: 午後1時（13時）以降に掛けなおして頂けますか？
Actually, I’m in a meeting at the moment. Can you call back between 3 and 4 p.m.?: 実は今、会議中です。15時から16時の間に掛けなおしてくれませんか？; between A and BでA～Bの間を意味する。; Actually, と文頭で添える時、後に続く文には相手の意に反するような（意にそぐわないような、予感に反するような）内容が来る。
この電話応対の文では相手の意に反する悪い結果に対して使われているが、良い結果にも使える。

オフィスで使える英語電話対応方法【ビジネス英会話】

I’m on the phone.
I’m on a call.: 私は電話中です。; 私は電話をしています。
I’m calling: 相手を呼び出し中（プルルルルとコール音が鳴っている状態）; これから電話をします（まだ電話をしていない）; 電話中ですという意味にはならないので注意